Para que la integración entre Reviso y tu Empresa en BrickControl funcione correctamente, es necesario tener en claro algunas nociones básicas y recomendaciones que te ayudarán en la implementación:
Códigos de IVA
Como habrás notado, en Reviso, en la pantalla códigos de IVA, al crear un nuevo código de IVA, existen 3 tipos:
IVA Devengado/ Repercutido:
Aplica para las facturas de venta. En España, de acuerdo al plan de cuentas unificado, este tipo de IVA se asigna a la cuenta que comienza con el número 477. El Código de IVA a asignar debe ser REP y a continuación dos dígitos que representan el porcentaje del IVA, por ejemplo, REP21. Cabe mencionar, que este es el tipo general, pero también se han de crear los IVAS REP10, REP05, etc.; además cada tipo de IVA puede ir a la misma cuenta 4770, o se pueden abrir cuentas 477… distintas para cada tipo de IVA.
IVA Deducible/ Soportado:
Aplica para las facturas de compra. En España, de acuerdo al plan de cuentas unificado, este tipo de IVA se asigna a la cuenta que comienza con el número 472. El Código de IVA a asignar debe ser SOP y a continuación dos dígitos que representan el porcentaje del IVA, por ejemplo, SOP21. Cabe mencionar, que este es el tipo general, pero también se han de crear los IVAS SOP10, SOP05, etc.; además cada tipo de IVA puede ir a la misma cuenta 4720, o se pueden abrir cuentas 472… distintas para cada tipo de IVA.
Inversión Sujeto Pasivo:
Se deben crear en BrickControl los siguientes IVAS, todos al 0% (IS, EU, RM) tal cual se indica a continuación:
Paralelamente, en Reviso, se deben crear y configurar los IVAS de la siguiente manera:
(*1) Importante, el código de IVA dado en Reviso debe coincidir exactamente con los códigos de IVA de BrickControl, los cuales si o si deben tener 2 dígitos o 2 caracteres. Por ejemplo, si el código de IVA en Reviso para un IVA del 21% es SOP21 y REP21, en BrickControl será 21.
(*2) Importante, siempre que tenga un IVA Repercutido, debe tener creada su contrapartida de IVA Soportado, y viceversa.
(*3) Es importante tener presente que los dos últimos dígitos del código de IVA deben ser los códigos de IVA creados en BrickControl.
(*4) También es importante que sepas que en BrickControl un código de IVA (ejemplo 21), sirve para las compras y las ventas, mientras que en Reviso debe crearse SOP21 para las compras, y REP21 para las ventas. Esto ha de hacerse igual para todos los tipos de IVA que necesites.
Configuración de cuenta contable gastos para artículos en BrickControl
Es posible configurar para cada artículo de BrickControl la cuenta contable de gastos a la cual nos interesa que se impute o asigne el gasto al trasladarse la información a Reviso, al crear una factura con artículos.
Para ello, se debe ir en BrickControl al menú Almacenes > Artículos, y ya sea que estemos creando un nuevo artículo o editando uno existente, debemos de dirigirnos a la opción Familia. Esto abrirá una ventana emergente, en la cual se podrán crear distintas familias con el fin de configurar la cuenta contable gastos a la que pretendemos asignar el artículo cuando se realice la compra del mismo. Para ello, luego de asignar un nombre a la familia, y de habilitar el check bajo la columna “Activo”, debemos proceder a indicar un número de 4 dígitos con el signo $ al final para especificar la cuenta contable (a la cual se pretende imputar el gasto en Reviso) bajo la columna Cuenta contable gastos. Por ejemplo, 6000$. Por defecto las facturas sin artículos en BrickControl se imputan a la cuenta 6000.
*Importante, las cuentas contables que indiquemos en BrickControl deben existir en el plan de cuentas en Reviso, sino no funcionará el traspaso de la información.
Agregar cuentas al plan de cuentas en Reviso
Incorporación manual
Reviso admite tanto la incorporación manual de cuentas al plan de cuentas, como la importación masiva de cuentas que formen parte de un plan de cuentas en formato Excel.
Para la incorporación manual de cuentas en el plan de cuentas, debemos de dirigirnos al menú Asientos > Cuadro de Cuentas, y elegir la opción Nueva Cuenta, y proceder a completar con los datos requeridos. Tener en cuenta que las cuentas contables deben tener como mínimo 4 dígitos.
No obstante, lo recomendable, si no tienes en claro todos los parámetros a configurar de la cuenta que pretendes crear, es buscar en el plan de cuentas, una cuenta existente que se asemeje al tipo de cuenta que intentas crear, y que hagas una copia de ésta, para usarla de plantilla. En este caso solo tendrás que cambiar el número y nombre de la cuenta. En caso de que corresponda, deberás modificar también el tipo de IVA que aplique.
Importación masiva de cuentas desde Excel
Por otra parte, para realizar la importación masiva de cuentas, es decir, importar el plan de cuentas completo en formato Excel a Reviso, en primer lugar, debes descargar el fichero que contiene la estructura que se debe respetar para la importación. Para ello, debes dirigirte al engranaje ubicado en la parte superior derecha de la pantalla > Empresa > Exportar datos. A continuación, seleccionar la opción “Descargar datos por separado o de manera individual (CSV)” y hacer click en el botón Exportar datos. En la siguiente pantalla aparecerá un listado de todos los ficheros que se pueden descargar, debes elegir Cuadro de cuentas.csv
En el fichero descargado, en la primera columna se debe completar el número de la cuenta contable, mientras que, en la segunda columna, se indicará el nombre con el cual se designará a la misma. En la columna “Tipo” (Columna C), se deberá indicar el tipo de cuenta, para ello, se indicará el número 1,2,7, etc. según el siguiente criterio:
1. Pérdidas y ganancias
2. Balance de situación
4. Encabezamiento
5. Encabezamiento (salto)
6. Total de Intervalos
7. Suma
A continuación, en las cuentas en que corresponda, se completará el código de IVA, aplicando el criterio indicado anteriormente, en la sección Códigos de IVA del presente artículo. Luego, es necesario completar la columna F indicando la leyenda Debe o Haber según aplique en cada caso. Por último, resulta importante configurar correctamente la columna K, que refiere a la Categoría de la Cuenta. Esta columna debe completarse con un valor numérico, el cual se corresponda con la categoría de la cuenta. Para ello, es recomendable verificar el código para cada categoría en el fichero (descargar). Por ejemplo, para una cuenta del tipo balance de situación, para la categoría de la cuenta “Clientes y deudores” (Cuentas por cobrar), corresponde indicar el número 13.
Una vez configurado el fichero, procedemos a realizar la importación en Reviso. Para ello, nos dirigimos al menú lateral Asientos > Cuadro de cuentas. A continuación, se debe seleccionar en la parte superior, la opción Importar cuadro de cuentas. En la siguiente pantalla, se debe seleccionar el fichero creado, y hacer click en aceptar para completar la operación.
Configuración de cuenta contable ventas en BrickControl
A fin de establecer la cuenta contable de ingresos a la que se desea imputar un proyecto en particular, debemos abrir BrickControl, dirigirnos al menú lateral Proyectos > Proyectos, y seleccionar el proyecto en cuestión del listado. Una vez dentro del proyecto, debes dirigirte a la sección Configuraciones Adicionales, y en el campo cuenta contable ingresos, indicar el número de la cuenta que deseas utilizar. Recuerda indicar al final el símbolo $. Por ejemplo, 7000$. Por defecto las facturas de venta en BrickControl se imputan a la cuenta 7000.
*Importante, las cuentas contables que indiquemos en BrickControl deben existir en el plan de cuentas en Reviso, sino no funcionará el traspaso de la información.
Creación de cuentas bancarias en Reviso
En primer lugar, debes indicar un Banco. Para ello, debes buscar el nombre del banco en el campo correspondiente. Si no encuentras en el desplegable la denominación que buscas, elige la opción cuenta de caja. Este campo no interfiere con la contabilidad, con lo cual, no hay inconvenientes si no has encontrado el banco con el que trabajas, y en cambio has definido esta opción. Luego, debes indicar el número de cuenta contable, recuerda que este campo es obligatorio. Los demás campos son opcionales, dependiendo de si deseas realizar la conexión automática con bancos a Reviso o no.
Conexión automática con bancos a Reviso
Para enlazar tus bancos con Reviso, debes dirigirte al menú lateral Tesorería > Cuentas bancarias. Dependiendo de si la cuenta que pretendes enlazar ya existe en Reviso o no, elegirás la opción Nueva cuenta bancaria, o deberás proceder a editar una cuenta existente. De cualquier modo, se abrirá una ventana emergente, en la cual, en la última columna de la derecha, encontrarás el título Importación de movimientos bancarios. Allí deberás hacer click en el botón Mostrar más, para que se habiliten los campos en los que deberás introducir los datos de acceso que utilizas para entrar a la banca online. Una vez completada la información, deberás hacer click en Conectar. Una vez que Reviso haya comprobado los datos, un desplegable se mostrará en el cual deberás seleccionar la cuenta bancaria a conectar. Una vez seleccionada la cuenta, deberás dar click en el botón Guardar.
A continuación, deberás dirigirte al menú lateral izquierdo Tesorería > Conciliación bancaria. En las opciones de la parte superior derecha, encontrarás el botón Importar. Al hacer click en él, un desplegable se abrirá, en el que deberás elegir la opción Importar automáticamente. Una ventana emergente aparecerá en la que deberás introducir nuevamente los datos de acceso a tu banco. Una vez completada esta operación, tu información bancaria aparecerá en la columna de la derecha bajo el título banco. Para transferir los movimientos bancarios, simplemente debemos de seleccionarlos y hacer click en el botón Transferir de la parte superior, lo cual abrirá una ventana emergente con los datos a completar.
*Importante, ten en cuenta que la opción de Importación automática solo trae los datos bancarios de, como máximo, los 2 últimos años.
Este mismo proceso lo puedes crear para todas las cuentas bancarias que tengas, además de para todas las tarjetas de crédito.
Crear remesa bancaria de cobros en Reviso
En primer lugar, debes dirigirte al menú lateral izquierdo Tesorería > Cuentas bancarias. Dependiendo de si la cuenta ya existe en Reviso o no, elegirás la opción Nueva cuenta bancaria, o deberás proceder a editar una cuenta existente. De cualquier modo, se abrirá una ventana emergente, en la cual, en la última columna central, encontrarás los campos a completar para luego poder crear una remesa bancaria de cobro. Los datos a completar corresponden a los datos de tu cuenta bancaria, (Nº de cuenta, código SWIFT y Nº IBAN). Una vez completados, debes hacer click en el botón Guardar.
Luego, debes dirigirte al menú lateral izquierdo Ventas > Clientes > Clientes. Dado que los clientes se transfieren automáticamente desde BrickControl, deberás editar un cliente existente para rellenar los campos correspondientes a los datos bancarios, y proceder a guardar los cambios.
A continuación, debes crear la factura que irá dentro de tu remesa de cobros. Ten en cuenta que las facturas creadas, deberán estar emitidas o contabilizadas para poder ser incluidas en la remesa bancaria, ya que las facturas en borrador no aparecerán en el listado de facturas a incluir en la remesa bancaria.
Por último, debes crear la remesa bancaria de cobros. Para ello, debes dirigirte al menú lateral izquierdo Ventas > Gestión cobros de clientes. Allí verás dependiendo los filtros que apliques, las facturas que quieras exportar en tu remesa bancaria. Debes seleccionar las facturas pendientes de pago que quieras incluir en la remesa bancaria, y una vez seleccionadas, debes hacer click en el botón de la parte superior de la pantalla, Crear remesa. Seguidamente, se abrirá una ventana emergente, en la cual debes seleccionar la cuenta bancaria de tu empresa y la fecha de la remesa. También aparecerá disponible un check bajo el título Crear pagos. Esta opción te permitirá crear de manera automática y directa los cobros de las facturas que estás remesando en Tesorería. Una vez completados los campos, debes hacer click en el botón Aceptar. A continuación, se creará un fichero XML que podrás guardar en tu ordenador y cargar directamente en el banco para la presentación de la remesa. Cabe mencionar, que el Estado de la factura en la Gestión de cobros de clientes, cambiará automáticamente a Exportado, si únicamente has exportado la remesa; o a Pagado, si además has creado los pagos automáticamente.
¿Dónde se visualizan las facturas de compra de BrickControl que se trasladan a Reviso?
Las facturas de compra que creas en BrickControl se transfieren automáticamente a Reviso. Podrás visualizarlas en Reviso en el menú lateral izquierdo Compras > Facturas recibidas. Cabe mencionar que las facturas aún no se encuentran contabilizadas, a menos que las selecciones, y le des click al botón de la parte superior Contabilizar selección. Recuerda que esta acción no se puede deshacer, no obstante, si necesitas anular una factura ya contabilizada, debes de hacer click en el botón Revertir que se encuentra contiguo al botón de copiar en la línea de la factura contabilizada, para que se genere la factura rectificativa o contra asiento que anule a la factura ya contabilizada. De todos modos, mientras la factura no haya sido contabilizada, aún puedes editarla en BrickControl, y al hacerlo, los cambios se verán reflejados en Reviso.
*Importante, solo hacer click en BrickControl al botón Guardar al guardar una factura una única vez. En caso de que desees editar una factura no contabilizada, para que el cambio se vea reflejado en Reviso, debes salir de la factura en cuestión en BrickControl, volver al listado de las facturas, seleccionar la factura que deseas editar, hacer los cambios necesarios y presionar guardar.
¿Dónde se visualizan las facturas de venta/certificación de BrickControl que se trasladan a Reviso?
Las facturas de venta o certificación que creas en BrickControl se transfieren automáticamente a Reviso. Podrás visualizarlas en Reviso en el menú lateral izquierdo Ventas > Facturas manuales. Cabe mencionar que las facturas aún no se encuentran contabilizadas, a menos que las selecciones, y le des click al botón de la parte superior Contabilizar selección. Recuerda que esta acción no se puede deshacer, no obstante, si necesitas anular una factura ya contabilizada, debes de hacer click en el botón Revertir que se encuentra contiguo al botón de copiar en la línea de la factura contabilizada, para que se genere la factura rectificativa o contra asiento que anule a la factura ya contabilizada. De todos modos, mientras la factura no haya sido contabilizada, aún puedes editarla en BrickControl, y al hacerlo, los cambios se verán reflejados en Reviso.
*Importante, solo hacer click en BrickControl al botón Guardar al guardar una factura una única vez. En caso de que desees editar una factura no contabilizada, para que el cambio se vea reflejado en Reviso, debes salir de la factura en cuestión en BrickControl, volver al listado de las facturas, seleccionar la factura que deseas editar, hacer los cambios necesarios y presionar guardar. No obstante, recuerda que si se trata de una factura de certificación, dado que el importe de la factura está dado por la certificación, primero deberás eliminar la factura de certificación, para luego poder realizar los cambios necesarios en la certificación, lo cual afectará el importe total, debes proceder a guardar la certificación, y finalmente proceder a emitir nuevamente la factura de certificación para que los datos se actualicen en Reviso.
¿Cómo registrar el pago de una factura en Reviso?
Para registrar el pago de una factura en Reviso, debes dirigirte al menú lateral izquierdo Tesorería > Asientos. Allí debes seleccionar la opción Nuevo cobro o pago. A continuación, una ventana emergente se abrirá. En el desplegable Serie, deberás indicar si corresponde a Pago de clientes, Pago de proveedores, o Comprobante financiero. Luego, deberás seleccionar la Cuenta de tesorería a emplear. Seguidamente, deberás completar los datos correspondientes al Proveedor, si es que en la serie has seleccionado del desplegable la opción Pago de proveedores. Al hacerlo, te permitirá hacer click en el botón que aparece debajo del campo Factura, lo cual abrirá una ventana emergente en la cual se mostrarán todas las facturas de ese proveedor. Deberás tener en cuenta que deberás completar el importe a abonar, en la columna Importe para coincidir de la o las facturas que pretendas dar por pagadas. Una vez completados estos valores, deberás dar click al botón de la parte superior Hacer coincidir la selección. Por último, deberás completar el Concepto del pago y hacer click en el botón Guardar.
*Importante, solo se puede registrar el pago de las facturas ya contabilizadas.
¿Si doy por pagada una factura en BrickControl, esta información se traslada a Reviso?
No, esta información no se traslada a Reviso. Para registrar el pago de una factura en Reviso, debes seguir los pasos indicados precedentemente.
¿Cómo anular una factura de compra contabilizada en Reviso?
Debes dirigirte al menú lateral izquierdo Compras > Facturas recibidas. Allí deberás localizar la factura que deseas anular, y deberás desplazarte hacia la derecha, hasta que visualices 3 íconos, un lápiz (editar), dos cuadrados superpuestos (copiar), dos flechas que forman un círculo (revertir). Habiendo hecho click sobre la línea de la factura a anular, debes hacer click sobre la opción revertir. Seguidamente, se abrirá una ventana emergente, en la cual se creará de forma automática la factura rectificativa, con lo cual simplemente debes hacer click en el botón Guardar.
¿Cómo anular una factura de venta/certificación contabilizada en Reviso?
Debes dirigirte al menú lateral izquierdo Ventas > Facturas manuales. Allí deberás localizar la factura que deseas anular, y deberás desplazarte hacia la derecha, hasta que visualices 3 íconos, un lápiz (editar), dos cuadrados superpuestos (copiar), dos flechas que forman un círculo (revertir). Habiendo hecho click sobre la línea de la factura a anular, debes hacer click sobre la opción revertir. Seguidamente, se abrirá una ventana emergente, en la cual se creará de forma automática la factura rectificativa, con lo cual simplemente debes hacer click en el botón Guardar.
No obstante, si la factura a anular no es una factura que haya sido trasladada automáticamente desde BrickControl, sino que la factura que pretendes anular, es una factura que has creado directamente en Reviso, debes dirigirte al menú lateral izquierdo Ventas > Facturas contabilizadas, aplicar los filtros que correspondan y hacer click en el botón Aceptar. A continuación, verás el listado de todas las facturas contabilizadas. Si te desplazas hacia la derecha, visualizarás 3 íconos, un sobre (enviar), dos cuadrados superpuestos (copiar), y dos cuadrados superpuestos con dos flechas formando un círculo en la parte superior (crear factura rectificativa). Habiendo hecho click sobre la línea de la factura a anular, debes hacer click sobre la opción crear factura rectificativa. Esta acción te llevará a una nueva pantalla, en la cual se creará de forma automática la factura rectificativa, con lo cual simplemente debes hacer click en el botón Guardar.
Configuración de artículos como retenciones en BrickControl
Para configurar las retenciones en BrickControl y que éstas se trasladen a Reviso como tal, debemos crear artículos que utilizaremos para emitir facturas con artículos. Para ello, en primer lugar, debes dirigirte al menú Almacenes > Artículos, y proceder a crear un nuevo artículo. La configuración del artículo a crear, debe ser la siguiente:
El código debe ser #RET19# (el número depende del porcentaje de la retención, por ejemplo, si es del 19%, se debe colocar 19), mientras que el nombre del artículo debe ser RETENCIONES AL 19% (ALQUILERES). En U.M debes colocar Unidades, cuyo código es U, en I.V.A debes colocar ND (No deducible), y en Tipo, debes seleccionar Servicios del desplegable. A continuación, en Familia debes configurar la cuenta contable, dado que la 6234$ ya está asignada a Subcontratas, debemos crear una nueva, a la cual llamaremos Retenciones Alquileres para aplicar las retenciones, y asignarla a la cuenta 4754$. Para ello, primero debemos dirigirnos al plan contable en Reviso y asegurarnos de que la cuenta efectivamente existe en Reviso. En caso de que la cuenta exista, pero tenga otro nombre, debemos asignarle el mismo nombre que en BrickControl, Retenciones Alquileres, para lo cual, debemos editar la cuenta contable. En caso de que no desees editar la cuenta contable, puedes crear una copia de la 4754, y asignarle el número 475401. Seguidamente en BrickControl debes indicar para Retenciones Alquileres la cuenta 475401$, y debes seleccionar la mencionada familia para aplicarla al artículo en cuestión, luego debes proceder a guardar el artículo.
Este artículo debe ser incorporado dentro de la factura que pretendemos se traspase a Reviso con su correspondiente retención. Cabe mencionar, que para que la retención se impute correctamente en Reviso en el informe Mod 115/180 Retenciones alquiler, debemos asegurarnos de que el proveedor tenga configurado el grupo de proveedor, y a su vez que el grupo de proveedor consignado, tenga configurado correctamente el tipo de retención al que corresponde. Para ello, en primera instancia, debes dirigirte al menú lateral izquierdo Compras > Proveedores > Proveedores. Allí, debes localizar al proveedor en cuestión y hacer click en el ícono del lápiz (editar), para consultar la información. Al hacerlo, se abrirá una ventana emergente, y en la segunda columna, encontrarás un campo denominado Grupo, el cual contiene un número. Una vez identificado el número, debes cerrar la ventana, y dirigirte al menú lateral izquierdo Compras > Proveedores > Grupos de proveedores. A continuación, debes localizar en el listado el número que se corresponda con el número que aparecía en el campo Grupo, del proveedor consultado. Una vez localizado, debes hacer click en el ícono del lápiz (editar), para consultar la información. Al hacerlo, se abrirá una ventana emergente, en la segunda columna encontrarás un check con la denominación Practicar retención, este check debe estar marcado. Además, encontrarás un desplegable con el título Tipo de retención. Para el caso del informe Mod 115/180, dado que refiere a retenciones de alquileres, debes seleccionar del desplegable la opción Alquileres. A continuación, debes hacer click en el botón Guardar.
Cabe mencionar que, si se tratara de una retención del tipo Profesional, los pasos en BrickControl serían los mismos, con la salvedad de que deberías configurar el porcentaje que aplique para las retenciones del tipo profesionales, y asignar la cuenta contable correspondiente a ese tipo de retención. Mientras que en Reviso, para que la información aparezca discriminada en el informe Mod 111/190, deberías en el último paso indicado precedentemente, elegir del desplegable la opción Profesionales en vez de Alquileres.
Consulta de retenciones profesionales mod 111 en Reviso
Debes dirigirte al menú lateral izquierdo Informes > Impuestos > Mod 111/190 Retenciones trabajo. A continuación, debes aplicar el filtro que corresponda al período al que pertenece la retención que pretendes visualizar. Por último, si quieres consultar un detalle de las facturas que componen el acumulado de las retenciones, debes de hacer click en la lupa que aparece en el reporte. Esta acción abrirá una ventana emergente en la cual obtendrás información detallada de las facturas en cuestión.
Consulta de retenciones alquileres mod 115 en Reviso
Debes dirigirte al menú lateral izquierdo Informes > Impuestos > 115/180 Retenciones alquiler. A continuación, debes aplicar el filtro que corresponda al período al que pertenece la retención que pretendes visualizar. Por último, si quieres consultar un detalle de las facturas que componen el acumulado de las retenciones, debes de hacer click en la lupa que aparece en el reporte. Esta acción abrirá una ventana emergente en la cual obtendrás información detallada de las facturas en cuestión.
¿Qué ocurre si borro una factura de venta/ certificación en BrickControl?
a) Si ya estaba contabilizada en Reviso, la factura permanecerá en Reviso, a pesar de haber sido eliminada en BrickControl. Además, cualquier cambio que realices en la factura, en vez de eliminarla, no se verá reflejado en Reviso, puesto que la factura ya se contabilizó.
b) Si no estaba contabilizada en Reviso, y se trata de una factura de certificación, al eliminarla en BrickControl, seguirá apareciendo en Reviso. No obstante, si se modifican los datos de la factura, o si se elimina la factura de certificación en BrickControl, se modifica la certificación, y se vuelve a emitir la factura de certificación, (en cuyo caso volverá a tomar el mismo número de la factura eliminada, ya que la serie está dada por el código del presupuesto, y la numeración de las facturas emitidas es correlativa); los datos de la factura, se actualizarán en Reviso.
Mientras que si se trata de una factura de venta (extraordinaria) al eliminarla en BrickControl, también seguirá apareciendo en Reviso; pero si se editan los campos de la factura en cuestión, y se guardan los cambios, la información se actualizará en Reviso.
¿Qué ocurre si borro una factura de compra en BrickControl?
a) Si ya estaba contabilizada en Reviso, la factura permanecerá en Reviso, a pesar de haber sido eliminada en BrickControl. Además, cualquier cambio que realices en la factura, en vez de eliminarla, no se verá reflejado en Reviso, puesto que la factura ya se contabilizó.
b) Si no estaba contabilizada en Reviso, la factura desaparecerá tanto de BrickControl, como de Reviso.
