Es común que los contratos de obras de construcción sean modificados durante el desarrollo mismo del proyecto. Una orden de cambio, también llamada modificación de contrato de obras, es el documento con el que las partes acuerdan nuevos alcances de los trabajos a realizar. Su origen suele deberse a novedades en las tareas acordadas originalmente.
Más allá de los motivos que originan estos cambios, es importante establecer procesos para documentarlos de forma clara y correcta para todas las partes firmantes. Pues, vale notar, una vez aprobada la orden de cambio, esta pasa a formar parte del contrato.
En primer lugar, veamos los motivos que pueden llevar a generar una modificación de contrato de obra.
¿Cuándo son necesarias la ordenes de cambio?
Las órdenes de cambio son necesarias cuando el proyecto requiere modificaciones que impactan en el costo y tiempos de realización inicialmente estimados o cotizados.
Es importante que en el contrato de obra original hayan quedado claramente detallados y explicados los materiales y el tipo de trabajos cotizados, así como los tiempos estipulados. De ser necesaria una orden de cambio, luego de conversar con el cliente sobre los nuevos alcances, estos deben ser descriptos en un documento realizado por la empresa constructora o contratista. Así, esta orden de modificación deberá ser firmada por las partes y parará a ser parte del contrato de obras.
Las ordenes de cambio suelen originarse por los siguientes motivos:
- Errores u omisiones en los presupuestos
- Decisión del cliente de ampliar el proyecto
- Condiciones inesperadas del lugar: estado del terreno, climáticas
- Especificaciones inexactas o incompletas: materiales, planos
- Otras modificaciones en los contratistas o fuerza de trabajo
En todos los casos, se trata de modificaciones que impactan de forma concreta en el desarrollo del proyecto, sea en los costos de materiales o mano de obra, así como tiempo en el desarrollo de las tareas.
Como el contrato original es la base sobre la que el cliente dará por cumplido los trabajos realizados, es importante detallar los cambios para evitar futuros desacuerdos entre las partes involucradas.
¿Quién y cómo debe gestionar las órdenes de cambio?
El pedido para realizar una orden da cambio puede provenir del cliente mismo. Pero también puede provenir del personal pie de obra que haya encontrado una situación no especificada en planos y documentos.
De igual modo, la persona que debe crear y completar el documento que especifica la modificación a realizar debe ser de la empresa constructora. Una vez detallado con la información necesaria, la orden de cambio debe enviarse al cliente para su revisión.
Si bien muchas personas suelen considerar que es preferible evitar este tipo de modificaciones en proyectos de construcción, la verdad es que puede resultar beneficiosa. Como veremos hacia el final de este artículo, al expandir los alcances originales de la obra, estas modificaciones pueden significar más y mejores negocios para la empresa constructora.
¿Qué información debe incluir una modificación de contrato de obras?
Como se modifican los alcances originales del proyecto, es importante que las órdenes de cambio de un contrato de obras incluyan la siguiente información:
- Referencia al contrato original: número, título, capítulos
- Indicar el cliente al que se dirige, con dirección y datos completos
- Indicar la persona de contacto o responsable
- Fecha de emisión: cuándo fue aprobada por las partes
- Número de orden de cambio, que indica cuántas se han realizado
- Espacio al pie de página para firmas de las partes
Además, las ordenes de cambio de obras deben detallar la siguiente información:
- Cambios en tiempos de entrega del proyecto: cuántos días se adicionan o restan a lo inicialmente pactado
- Monto total de las modificaciones
- Listado de ítems con su descripción, cantidades y costos, debidamente detallados
Ventajas de la gestión óptima de órdenes de cambio
¿Es una orden de cambio siempre un problema? Depende. Lo seguro es que han de ser tenidas en cuenta, pues la gestión eficiente de las mismas siempre trae ventajas.
Puede ser que el cliente haya decidido, por el motivo que fuere, invertir más dinero para ampliar la obra. También puede ser que la obra precise una modificación no estipulada inicialmente para poder continuar.
De cualquier forma, que el profesional de la gestión de proyectos de la construcción sea capaz de responder a nuevos cambios de forma expeditiva y detallada es una ventaja competitiva. Accionar positivamente a estas situaciones fomenta la relación con clientes, genera recomendaciones y posiciona mejor a la empresa ante nuevos proyectos.
Para ello, parte de la solución es contar con una plataforma que permita gestionar este tipo de modificaciones de forma integral, detallada y en línea. Al tener toda la información del proyecto -como contratos, compras, ventas y bases de datos de precios-, afrontar este tipo de cambios es más expeditivo y rentable.
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